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Préparer son séjour à l’étranger : avant, pendant et après

Mis à jour le : 11/12/2023

Retrouvez ici tous les conseils pour préparer votre séjour à l’étranger, de la candidature jusqu’à l’arrivée dans votre Université d’accueil.

Préparer votre candidature à un séjour à l’étranger

  • S’informer auprès du service des relations internationales (SRI) des destinations possibles et des conditions relatives à chaque programme de mobilité. Diverses réunions d’informations sont organisées par le service des relations internationales entre octobre et décembre.
  • Rencontrer le ou la référent.e pédagogique pour discuter des modalités pédagogiques et pour se préinscrire sur une liste.
  • Etre sélectionné.e par le ou la référent.e pédagogique pour la destination choisie en lien avec votre projet d’études.

Le SRI envoie votre nomination dans l’université d’accueil (sauf pour les étudiants de l’IUT et de l’ISEL).

Dossier de candidature : L’université d’accueil vous enverra par courriel un dossier de candidature à remplir.

Contrat d’études (contrat pédagogique) : Vous devrez remplir un contrat d’études en indiquant la liste des cours que vous allez étudier dans l’université d’accueil et y indiquer le nombre de crédits ECTS. Vous devrez suivre l’équivalent de 30 ECTS pour un semestre et 60 ECTS pour une année d’études. La plupart des pays hors programme Erasmus+ n’ont pas le système ECTS.
Particularités pour Erasmus+ : L’annexe 1 concerne le contrat d’études.

Ce contrat, quel que soit le programme de mobilité, devra être dans un premier temps accepté et signé par l’étudiant, par le responsable de l’année N+1 (année et filière d’inscription N+1 au Havre) ou par le référent pédagogique avant votre départ. Il sera envoyé avec votre candidature à l’université d’accueil pour approbation et signature.

Le ou la référent.e pédagogique gère tous les aspects pédagogiques de votre séjour d’études à l’étranger : choix des cours, signature du contrat d’études, suivi dans l’année, relevés de notes, validation à votre retour de votre séjour d’études.

Le contrat d’études est un document obligatoire qui servira à valider votre période d’études à l’étranger selon les notes obtenues.

Préparer votre séjour après sélection par l’Université d’accueil

Vous devrez accomplir les différentes démarches demandées par l’université d’accueil.

Des informations sur le logement, le calendrier, la semaine d’accueil, les cours de langue vous seront envoyés directement par l’université d’accueil.

Vous devez vous occuper vous-mêmes de réserver votre voyage et, le cas échéant, obtenir votre visa (sauf programme de mobilité Battuta). Les frais de voyage et de visa sont à la charge des étudiants.

Vous devrez vous inscrire et payer vos droits d’inscription à l’université Le Havre Normandie.

A l’étranger, vous n’avez pas de droits d’inscription à payer dans le cadre des programmes de mobilité ou dans le cadre des conventions sauf partenariats spécifiques hors Europe. L’établissement d’accueil peut, toutefois, demander le paiement d’une participation d’un montant limité (photocopies, frais d’assurance, adhésion à un syndicat étudiant, utilisation de fournitures diverses, carte de transports…).

Vous devrez obligatoirement souscrire la sécurité sociale lors de votre inscription à l’université Le Havre Normandie. Il est également obligatoire de souscrire une assurance spécifique pour couvrir vos frais médicaux, frais d’hospitalisation et de rapatriement. Les mutuelles proposent des formules spécifiques pour les départs à l’étranger. Les étudiant.e.s qui partent dans un pays de l’Espace Economique Européen doivent demander la carte européenne d’assurance maladie.

Préparer votre séjour Erasmus +

  • Vous devrez lire l’annexe II Erasmus + sur les conditions générales et vous informer de vos droits et obligations dans le cadre du programme Erasmus+ en respectant la Charte de l’étudiant Erasmus+.
  • Vous devrez remplir et signer deux exemplaires du contrat de mobilité pour études ou stage (annexe IV) avant votre départ

Groupe de destination 1

Danemark, Finlande, Irlande, Islande, Lichtenstein, Luxembourg, Norvège, Royaume-Uni, Suède

Allocation mensuelle études : 270€ | Allocation mensuelle stage : 420€

Groupe de destination 2

Allemagne, Autriche, Belgique, Chypre, Espagne, Grèce, Italie, Malte, Pays-Bas, Portugal

Allocation mensuelle études : 220€ | Allocation mensuelle stage : 370€

Groupe de destination 3

Bulgarie, Croatie, Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Ancienne République Yougoslave de Macédoine, Pologne, Roumanie, République Tchèque, Slovaquie, Slovénie, Turquie

Allocation mensuelle études : 170€ | Allocation mensuelle stage : 320€

Tout étudiant effectuant une mobilité Erasmus+ doit obligatoirement passer un test de langue sur la plateforme linguistique mise en place par la Commission Européenne appelée « Online Linguistic Support » (OLS). Ce test permet d’évaluer vos compétences linguistiques en audition, lecture et écriture en lien avec le cadre commun européen de référence en langues.

Avant de commencer le test, nous vous invitons à lire la présentation de OLS sur le lien suivant : https://erasmusplusols.eu/fr

Les informations sur le cadre commun européen de référence en langues peuvent être consultées sur le site suivant : https://europass.cedefop.europa.eu/fr/resources/european-language-levels-cefr

Les étudiants doivent passer le test dans la langue d’enseignement liée à leur mobilité avant le départ en mobilité et également au retour.

Ce test de langue à faire avant le départ et au retour permettra d’évaluer les progrès en langue entre le début et la fin du séjour. Il permettra également aux étudiants de pouvoir suivre un cours de langue avant le début de la mobilité ou pendant le séjour.

L’université Le Havre Normandie prend toutes les mesures nécessaires pour permettre la mobilité des étudiants et des personnels souffrant d’un handicap sévère ou ayant des besoins spécifiques exceptionnels.

Dans le cadre du programme Erasmus+, une personne à besoins spécifiques est définie comme « participant potentiel dont l’état de santé physique, mental nécessite un support financier distinct ». Une demande de fonds complémentaires pour des personnes peut être introduite au plus tard un mois avant le début de la mobilité en utilisant un formulaire spécifique que le Services des Relations Internationales se chargera de compléter et de renvoyer à l’agence pour que les personnes concernées puissent percevoir une allocation complémentaire. Celle-ci s’ajoutera à leur allocation Erasmus classique calculée en fonction du nombre de mois et de jours passés à l’étranger.

sur Twitter, en utilisant #ErasmusPlus et en vous abonnant à @gen_erasmus ;
sur Facebook, en postant votre témoignage et en suivant Génération Erasmus+
https://www.generation-erasmus.fr/erasmus-handicap/
https://twitter.com/gen_erasmus
Erasmus Student Network

Préparer votre séjour ISEP

Particularités et formalités supplémentaires pour le programme ISEP

Une présélection des candidats est effectuée par l’université du Havre sur entretien.
Le placement est fait par le Bureau ISEP Washington, à partir du dossier de candidature. Les universités d’accueil acceptent ou non les candidats selon la proposition d’ ISEP Washington.

L’assurance ISEP MEDEX, prise à l’acceptation de votre placement couvre toutes les situations d’urgence à l’étranger.

Une fois sélectionné, il faudra verser 310 euros de frais de dossier à l’université Le Havre Normandie et avant votre départ, vous devrez verser 3250 euros (tarif 2013-14) qui servent à la prise en charge des frais d’accueil (inscription, logement et allocation repas) des étudiants étrangers ISEP qui viennent à l’université Le Havre Normandie. Un échéancier sera signé pour le versement des 3250 euros en un ou 3 paiements au maximum.

Préparer votre séjour CREPUQ

Particularités et formalités supplémentaires pour le programme de la CREPUQ

Les étudiants doivent avoir un très bon dossier académique. Le dossier de candidature donne lieu à une sélection au Québec. Les places sont limitées dans certains établissements et dans certaines disciplines, notamment les études d’administration, de gestion, de droit et d’architecture.

Une fois sélectionné, vous devrez obtenir de votre Caisse Primaire d’Assurance Maladie ou de votre mutuelle étudiante le formulaire SE-401-Q-106 pour permettre votre couverture médicale au Québec. Vous devez remplir le formulaire et le faire signer par l’université Le Havre Normandie et votre Caisse d’Assurance (CPAM). Grâce au formulaire et cette attestation que vous présenterez à la Régie d’Assurance Maladie du Québec (RAMQ), vous n’aurez pas à contracter une assurance maladie au Québec.

Les citoyens français n’ont pas besoin de visa. En plus d’un passeport valide pour la durée de votre séjour d’études, vous devez être en possession d’un CAQ délivré par le gouvernement du Québec et un permis d’études accordé par le gouvernement du Canada si vous étudiez plus de 6 mois.

Et ensuite ?

Après votre arrivée dans l'université d'accueil
  • Vous devrez renvoyer au SRI l’attestation de présence signée par l’université d’accueil. Aucun versement de bourse ne peut être effectué sans cette attestation.
  • Vous devrez renvoyer signées les modifications de cours à mentionner dans le contrat d’études pour les étudiants relevant du programme Erasmus+. Ce document est indispensable pour la reconnaissance de la période d’études et de la validation à votre retour.
  • Il est obligatoire de rester en contact avec votre référent pédagogique de l’université Le Havre Normandie pendant votre séjour.

Vous devrez remplir le compte-rendu de séjour et le remettre au SRI.

Particularités pour les étudiants relevant du programme Erasmus+

A votre retour, vous vous connecterez à nouveau à la plateforme OLS pour évaluer vos progrès et compétences linguistiques après votre immersion dans le pays d’accueil.

Vous devrez également remplir le rapport du participant sur Mobility Tool (application en ligne de la Commission Européenne) dans un délai de 30 jours calendaires suivant la réception de la notification à le faire. Ceux qui ne le complèteront pas devront rembourser tout ou partie de leur bourse. Ce rapport permettra le paiement du solde de la bourse Erasmus+.