Associations et projets étudiants

• Vous devez tout d’abord nommer un bureau qui doit au minimum se composer de 3 personnes : un.e président.e, un.e trésorier.e et un.e secrétaire.
• Une fois votre bureau établi, vous devez écrire de manière claire le but de votre association, ses objectifs à long terme ainsi que la manière dont les décisions seront prises.
• Lorsque votre association sera plus claire dans les esprits de chacun des membres, vous devez retirer un dossier de création d’association auprès de la préfecture.
• Vous remplirez alors ce dossier et lors du retour du papier d’acceptation de création, vous devez attendre 30 jours environ pour recevoir le Journal Officiel, preuve de la création de votre association.
• Ce Journal Officiel vous permettra d’ouvrir un compte en banque pour votre association.
• Pour vous aider ou vous conseiller dans vos démarches, pensez également à vous renseigner auprès des étudiants de l’université Le Havre Normandie qui portent un projet tutoré ou sont membres d’une association.
• Une subvention de 200€ sera accordée aux associations nouvellement créées qui en feront la demande durant leurs deux premières années d’existence auprès de la Vie Étudiante via le formulaire à compléter.
• Un budget reprographie sera accordé chaque année à toutes les associations étudiantes qui en feront la demande à la Vie Étudiante via le formulaire dédié.

Bénéficiez d’un soutien financier avec la CAPE

La Commission d’Aide aux Projets Étudiants (CAPE) peut vous apporter un soutien financier pour la mise en œuvre de votre projet. Les membres de cette commission se réunissent à l’Université Le Havre Normandie afin d’examiner et d’émettre un avis sur les dossiers de demande de subvention qui leur sont soumis.

En fonction du montant demandé, cet avis peut être soumis à d’autres instances pour validation finale :

• Projet strictement inférieur à 1500€ – Validation uniquement par la CAPE
• Projet entre 1500€ et 3999€ – Validation de la CAPE et CFVU
• Projet à partir de 4000€ – Validation de la CAPE, CFVU et CA

Il est à noter que le projet doit recevoir un avis positif des instances concernées avant sa réalisation (consulter le calendrier administratif pour veiller au respect des délais).

Tout projet devant avoir fait l’objet d’une prise de contact en amont avec le service Vie Étudiante, et en fonction de la nature dudit projet, la Vie Étudiante pourra vous inviter à plutôt vous diriger vers le CROUS afin de faire subventionner le projet par le dispositif culture actions.

La commission peut être amenée à proposer une augmentation ou une diminution de la subvention initialement demandée.
La commission d’examen des projets a le soin de recevoir et « d’instruire » toutes les demandes et dossiers de projets. Elle auditionne les porteurs de projets et veille à ce que les projets répondent bien aux orientations définies par l’établissement.

Lorsque la subvention a été accordée par l’instance compétente, celle-ci est versée de la manière suivante : versement de 75 % de la subvention accordée avant la réalisation du projet, puis versement de 25 % de la subvention accordée, à l’aune du résultat budgétaire de l’évènement, après la réalisation du projet et transmission, dans le délai maximum d’un mois, du bilan moral et financier au Service de la Vie Étudiante.

La commission Vie de campus et CVEC est présidée par le.la président.e ou son.sa représentant.e. Sa composition est la suivante :

Membres avec voix délibérative :

• le.la vice-président.e étudiant.e
• un.e représentant.e de la communauté urbaine
• un.e étudiant.e issu.e du CA
• cinq étudiant.e.s issu.e.s de la CFVU
• un.e élu.e non étudiant.e issu.e du CA
• deux élu.e.s non étudiant.e.s issu.e.s de la CFVU
• le.la directeur.trice du CROUS ou son.sa représentant.e
• le.la vice-président.e étudiant.e du CROUS

Membres avec voix consultative :

• les vice-président.e.s en charge des questions relatives à la formation, la vie de campus et la responsabilité sociale
• le.la directeur.trice général.e des services ou son.sa représentant.e
• les directeur.trice.s des services concernés par le champ d’action de la CVEC (sport, médecine de prévention, handicap et culture)
• l’agent comptable ou son.sa représentant.e
• le.la directeur.trice de la scolarité et de la Vie Étudiante ou son.sa représentant.e
• les directeurs.trices d’UFR et instituts, ou leur représentant.e
• le.la directeur.trice du Service des Relations Internationales, dès lors qu’un projet comporte une dimension internationale

Elle se réunit en formation « pilotage stratégique », pour établir le programme des actions que l’Université entend financer avec le produit de la CVEC qui lui est alloué, dans les domaines de la santé, de la culture, du sport et du développement durable. Elle dresse un bilan des actions conduites l’année précédente. Elle se réunit en formation « commission des projets » pour examiner les demandes de financement des projets portés par les étudiant.e.s. Les modalités de financement de ces projets dépendent de leur objet (relevant ou non du champ d’action de la CVEC), de leur portée et figurent dans une charte votée en CFVU.

Animée par le.la vice-président.e étudiant.e, elle auditionne les porteurs de projets et émet des avis permettant d’éclairer la CFVU sur les demandes de subvention.

La CFVU de l’Université Le Havre Normandie définit les conditions requises pour obtenir une aide financière pour un projet étudiant.

Les projets étudiants ne pourront être financés qu’aux conditions suivantes :

• être à l’initiative d’étudiant.e.s inscrit.e.s à l’Université Le Havre Normandie
• présenter un intérêt général pour animer ou améliorer les conditions de travail et de vie des étudiant.e.s de l’Université Le Havre Normandie
• placer le ou les étudiant.e.s impliqués en situation d’acteurs. Les projets dont la réalisation contribue directement ou indirectement à financer des associations, internes ou externes à l’Université Le Havre Normandie et/ou ce qui relève de leurs missions ne seront pas retenus.

Le versement de la subvention est conditionné à la signature de la Charte pour des événements étudiants responsables qui devra être remise signée au moment du dépôt du projet.

Documents et liens utiles :

• Charte de l’Université Le Havre Normandie
• Informations sur le dispositif Culture action du Crous Normandie
• Dossier de demande de subvention CAPE
• Charte des évènements étudiants responsables
• Guide des évènements festifs et d’intégration
• Télécharger les logos de l’Université Le Havre Normandie
• Télécharger le logo Financé par la CVEC

Dates des commissions pour 2024-2025 :

Aucune demande ne sera acceptée en dehors de ce calendrier.

NB : Cette aide n’est pas le seul moyen de soutenir des projets étudiants, n’hésitez pas à solliciter vos composantes.